Die Excel-Liste des Grauens – ein modernes Märchen der Gebrüder 4Soft
Es war einmal ein wahrer Held namens John, der als Manager in einem florierenden Unternehmen arbeitete. John hatte eine noble Mission: Er wollte die Arbeit in seiner Abteilung nicht nur besser, sondern auch effizienter gestalten. Mit großer Entschlossenheit und einem geschickten Händchen für moderne Technologie installierte er Excel auf seinem Rechner und machte sich sogleich daran, die Prozesse in seinem Team zu optimieren.
Anfangs schien Johns Vorhaben von großem Erfolg gekrönt. Mit Hilfe von Excel kreierte er komplexe Tabellen, Querverweise und Formeln, die es ihm und seinem Gefolge ermöglichten, ihre Aufgaben und Fortschritte spielend leicht im Blick zu behalten. Besonders beeindruckend war Johns Beherrschung des allmächtigen SVERWEIS, der im Büro für großes Staunen sorgte und ihm zahlreiche Bewunderer einbrachte.
Im Laufe der Zeit erkannte John jedoch, dass seine Excel-Tabellen zunehmend komplexer und schwieriger zu handhaben wurden. Er verbrachte mehr und mehr Zeit damit, sich einen Reim auf die Daten zu machen und immer weniger Zeit damit, produktiv zu arbeiten. Sein Gefolge hatte stets neue Anforderungen und die Tabellen wurden größer und unübersichtlicher - bis John sich schließlich fühlte, als ob er von der sagenumwobenen „Excel-Liste des Grauens“ verschlungen würde. Mit der Zeit wuchsen dem grünen Monster Drachenflügel, es bekam einen schillernden Schuppenpanzer und lernte, Feuer zu speien. In seinem Büro roch es ständig nach Schwefel – der Kampf gegen das Monster schien aussichtslos.
Statt sich in sein Schicksal zu ergeben, erkannte John, dass er die Hilfe von wahren Experten benötigte, um sich von dem Excel-Monster zu befreien. Er machte sich auf die Suche nach tapferen Digitalisierungs-Recken und fand schließlich ein kampferprobtes Unternehmen aus München, das ihm maßgeschneiderte Unterstützung anbot.
Auf ihren treuen Streitrössern, mit Flammenschwertern bewaffnet und einer neuen, revolutionären Plattform im Gepäck waren die Experten in der Lage, die „Excel-Liste des Grauens“ zu besiegen, Johns Prozesse zu automatisieren und die Datenverwaltung zu vereinfachen. Endlich konnten John und sein Gefolge sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Dadurch stieg auch ihre Produktivität ins Unermessliche. John hatte das Monster besiegt und seine Fähigkeiten als Manager auf ein neues Level gebracht - ganz ohne die Hilfe von Excel.
Zugegeben, gegen schillernde, feuerspeiende Drachen kämpfen wir selten, und Flammenschwerter gehören bei uns auch nicht zur Standardausrüstung. Ansonsten aber unterscheidet sich die missliche Lage, in der sich unser John hier befindet, nur unwesentlich von der Situation, in welcher wir manche unserer Kunden kennengelernt haben.
Excel ist häufig die erste Stufe, um Prozesse jeglicher Art zu „digitalisieren“. Die Einstiegshürde ist niedrig: Excel ist auf quasi jedem Rechner installiert, man kann es einfach nutzen, muss keine Projektanträge schreiben, keine Beschaffungsprozesse durchlaufen, als Ablage reicht ein Netzlaufwerk und man braucht keine IT. Man kann „einfach mal machen“.
Das ist auch gut so. Anwender können so ohne große Hürden und in Eigenregie erste Erfahrungen sammeln, Erkenntnisse gewinnen und die eigene Arbeitsweise besser verstehen. Das Problem entsteht dann, wenn dieses Prototypen-Stadium nie verlassen wird. Häufig sind dann unternehmenskritische Prozesse plötzlich von Excel-Sheets abhängig. Der datei-basierte Ansatz führt dann nahezu zwangsläufig zu einer nicht nachvollziehbaren Verteilung beispielsweise per Mail, mit der Folge von inkonsistenten und nicht mehr nachvollziehbaren Datenständen. Fundierte Entscheidungen werden auf dieser Grundlage schwierig. Ist das Ganze zu guter Letzt auch noch mit Funktionen und Makros ausgestattet, die im nur noch ein einzelner „Excel-Magier“ versteht, dann ist es höchste Zeit zu handeln!
Wir sind der Überzeugung, dass es auch anders geht. In unseren Projekten können wir durch ein geeignetes Vorgehen und die richtigen Mittel Anwendungen in kurzer Zeit „enterprise-ready“ umsetzen, ohne dabei die Vorteile die Vorteile eines „Excel-Prozesses“ zu verlieren.
Dabei setzen wir oft auf die Plattform cplace unseres Partners collaboration Factory. cplace bietet ein breites Spektrum an konfigurierbaren Standardfunktionen und lässt sich, falls erforderlich, mit Hilfe von Low und Pro Code erweitern. Damit können viele Funktionen mit geringem Aufwand und teilweise sogar durch die Anwender selbst umgesetzt werden. Dies dient gerade in frühen Phasen dem schnellen Erkenntnisgewinn und der Risikominimierung. Gleichzeitig befindet man sich aber bereits in einer Umgebung, die für Enterprise-Anwendungen geeignet ist. Ein nahtloses Skalieren in späteren Projektphasen ist so problemlos möglich.
Lassen Sie sich also nicht von Ihrer ganz eigenen „Excel-Liste des Grauens“ verschlingen wie John - rufen Sie uns an und entdecken Sie die Zukunft der digitalen Prozessoptimierung!
Maßgeschneiderte und adäquate Prozessdigitalisierung ist unser Geschäft. Falls auch auf Ihrem Rechner ein „Excel-Monster“ wohnt, dann beraten wir Sie gerne zu Ihren individuellen Optionen.
Sie befinden sich erst am Anfang eines Digitalisierungsvorhabens und möchten gar nicht erst ihre persönliche „Excel-Liste des Grauens“ bauen? Prima, es geht auch anders! Viele unserer Kunden begleiten wir bereits in diesen frühen Phasen, um beispielsweise im Rahmen eines Prototypings oder einer agilen Entwicklung optimale Lösungen zu finden.
